Начать бесплатно
Начать

Обязанности администратора ресторана

Содержание:

Администратор ресторана играет ключевую роль в обеспечении эффективной работы заведения и предоставлении высокого уровня обслуживания гостей. В данной статье мы рассмотрим все аспекты этой важной должности: от необходимых качеств лидера до стратегического управления и оперативных задач.

Качества и навыки идеального администратора

Уверенность в себе и профессионализм

Успешный администратор обладает высокой уверенностью в своих действиях и профессионализмом. Эти качества помогают ему принимать быстрые и точные решения в любой ситуации. Уверенность позволяет администратору справляться со стрессовыми ситуациями и принимать непопулярные, но необходимые решения, сохраняя при этом спокойствие и авторитет среди сотрудников.

Пример: в случае, если ресторан сталкивается с неожиданным наплывом гостей, уверенный администратор быстро организует дополнительные ресурсы, чтобы справиться с ситуацией, сохраняя при этом спокойствие и контроль.

Лидерство и работа в команде

Администратор не только руководит персоналом, но и является лидером, способным вдохновлять и мотивировать свою команду к достижению общих целей. Умение эффективно распределять обязанности и решать конфликты — важные аспекты его работы. Лидерство требует от администратора умения слушать и понимать потребности своих сотрудников, создавая условия для их профессионального роста и удовлетворенности работой.

Администратор, который проводит регулярные собрания с персоналом, делится успехами и слушает предложения сотрудников, демонстрирует лидерские качества и улучшает командный дух.

Дальновидность и предвидение ситуаций

Способность видеть в долгосрочной перспективе, и предвидеть возможные проблемы помогает администратору эффективно планировать и принимать меры по их предотвращению. Это включает в себя анализ текущих трендов в ресторанном бизнесе, оценку изменений в предпочтениях клиентов и своевременное внесение корректив в работу заведения.

Пример: анализируя сезонные изменения в предпочтениях клиентов, администратор заранее заказывает необходимые продукты и изменяет меню, чтобы удовлетворить спрос.

Ответственность и компетентность

Администратор несет ответственность за все аспекты работы ресторана — от управления персоналом до финансового планирования и соблюдения стандартов обслуживания. Компетентность подразумевает глубокое понимание всех процессов, происходящих в ресторане, и умение управлять ими на высоком уровне.

Пример: администратор, который следит за соблюдением санитарных норм на кухне и в зале, обеспечивает высокие стандарты гигиены и безопасности.

Харизма, коммуникабельность и внешний вид

Умение эффективно общаться как с персоналом, так и с гостями, создает приятную атмосферу в ресторане. Внешний вид и стиль также играют роль в формировании первого впечатления от заведения. Харизма администратора помогает ему выстраивать позитивные взаимоотношения с клиентами, что способствует формированию лояльной клиентской базы.

Пример: администратор, приветствующий каждого гостя с улыбкой и предлагающий помощь, создает дружелюбную атмосферу в ресторане.

Желание постоянного развития

Ресторанный бизнес постоянно меняется, и администратор должен стремиться к постоянному обучению и развитию, чтобы быть в курсе последних тенденций и инноваций. Это включает в себя посещение профессиональных тренингов, участие в конференциях и изучение новейших технологий и методик управления.

Пример: участие администратора в ежегодных выставках и форумах ресторанной индустрии помогает ему внедрять новые технологии и улучшать сервис.

Деликатность и дипломатичность

Взаимодействие с различными людьми — ключевая часть работы администратора. Деликатность и умение находить общий язык помогают избежать конфликтов и создать гармоничную атмосферу. Дипломатичность важна при общении с поставщиками, клиентами и сотрудниками, позволяя находить компромиссы и разрешать спорные вопросы.

Пример: администратор, который умеет спокойно и деликатно урегулировать конфликт с недовольным клиентом, сохраняет репутацию заведения.

Наблюдательность и стремительная реакция

Быстрая реакция на изменяющиеся условия и наблюдательность за работой персонала и обслуживанием — это необходимые навыки для успешного администратора. Наблюдательность помогает выявлять проблемные зоны и оперативно их устранять, а также улучшать процессы обслуживания и взаимодействия с клиентами.

Пример: наблюдая за работой официантов, администратор замечает, что один из них не успевает обслуживать столы, и своевременно предоставляет ему помощь.

Энергичность и стрессоустойчивость

Работа в ресторане требует высокой энергичности и способности эффективно управлять стрессовыми ситуациями, сохраняя при этом профессиональный уровень обслуживания. Энергичность позволяет администратору поддерживать высокий темп работы и вдохновлять сотрудников на достижение новых высот.

Пример: в пиковые часы работы ресторана администратор поддерживает высокий уровень энергии и помогает персоналу справляться с нагрузкой.

Финансовая грамотность и эмпатия

Умение управлять бюджетом ресторана, контролировать расходы и улучшать финансовые показатели, а также эмпатия к гостям и персоналу — это основные аспекты работы администратора. Финансовая грамотность помогает эффективно распределять ресурсы и планировать бюджет, а эмпатия способствует созданию дружелюбной и гостеприимной атмосферы.

Пример: администратор, который внимательно выслушивает жалобы гостей и принимает меры для их удовлетворения, демонстрирует эмпатию и заботу о клиентах.

Роли и функции администратора в управлении рестораном

Координация работы персонала и обслуживание гостей

Администратор организует и контролирует работу персонала, обеспечивая высокий уровень обслуживания клиентов. Он следит за тем, чтобы каждый сотрудник выполнял свои обязанности на высоком уровне, и оперативно решает возникающие проблемы.

Значение первого впечатления от заведения

Первое впечатление создается атмосферой, чистотой и профессионализмом персонала — администратор играет ключевую роль в создании положительного первого впечатления. Он следит за состоянием интерьера, чистотой помещений и дружелюбностью сотрудников.

Общее управление рестораном

Стратегическое планирование, контроль за техническим состоянием, разработка мероприятий и управление финансами — это основные аспекты управления, которые лежат на плечах администратора. Он разрабатывает и внедряет стратегические планы развития ресторана, а также контролирует их выполнение.

Управление персоналом и поддержание трудовой дисциплины

Обучение, мотивация и оценка производительности персонала — важные задачи администратора для обеспечения высокого уровня сервиса и работы ресторана в целом. Он разрабатывает программы обучения для сотрудников и следит за их выполнением, проводит регулярные оценочные сессии и мотивирует персонал к достижению лучших результатов.

Решение конфликтных ситуаций и общение с проверяющими инстанциями

Эффективное разрешение конфликтов и взаимодействие с проверяющими органами помогают сохранить репутацию заведения и соблюдать стандарты качества. Администратор должен уметь грамотно общаться с представителями контролирующих органов, а также эффективно решать конфликты с клиентами и внутри коллектива.

Ведение отчетности и контроль кассовых операций

Администратор отвечает за ведение точной отчетности и контроль за кассовыми операциями, что является важным аспектом финансового управления рестораном. Он контролирует правильность ведения бухгалтерской отчетности, следит за выполнением финансовых операций и анализирует финансовые показатели ресторана.

Маркетинг и привлечение клиентов

Администратор участвует в разработке и реализации маркетинговых стратегий для привлечения новых клиентов и удержания существующих. Он анализирует рынок, следит за конкурентами и разрабатывает акции и мероприятия для повышения посещаемости ресторана.

Управление поставками и взаимодействие с поставщиками

Администратор отвечает за организацию и контроль поставок продуктов и материалов для ресторана. Он взаимодействует с поставщиками, следит за качеством и своевременностью поставок, а также контролирует запасы на складе.

Поддержание высоких стандартов обслуживания

Администратор следит за соблюдением всех стандартов обслуживания и качества в ресторане. Он регулярно проводит проверки и аудиты, выявляет и устраняет недостатки, а также обучает персонал новым стандартам и процедурам.

Внедрение новых технологий и инноваций

Администратор следит за новыми тенденциями и технологиями в ресторанном бизнесе и внедряет их в работу заведения. Это может включать автоматизацию процессов, использование новых систем управления и обслуживания, а также внедрение инновационных решений для улучшения качества обслуживания и повышения эффективности работы ресторана.

Как выбрать администратора

Подготовка к собеседованию и оценка резюме кандидатов

Важность личных качеств, опыта работы и способности управлять персоналом — основные критерии при выборе кандидата на позицию администратора. Необходимо тщательно изучать резюме, обращая внимание на опыт работы, достижения и рекомендации предыдущих работодателей.

Взаимодействие с бывшими работодателями и коллегами

Анализ опыта и рекомендаций предыдущих мест работы помогает сделать более обоснованный выбор при найме персонала. Полезно связаться с предыдущими работодателями и коллегами кандидата для получения объективной оценки его профессиональных и личных качеств.

Значение психологической совместимости и специфики заведения

Учет особенностей заведения и подбор кандидата с соответствующими личными и профессиональными качествами — ключевые моменты при выборе администратора. Важно, чтобы кандидат соответствовал культуре и ценностям ресторана, а также умел адаптироваться к специфике заведения.

Если заведение ориентировано на семейный отдых, администратор должен быть дружелюбным и уметь находить подход к детям и взрослым.

Ежедневные задачи администратора ресторана

Проверка готовности заведения к открытию

Администратор проверяет готовность ресторана к приему гостей, включая состояние интерьера и наличие необходимого инвентаря. Он следит за чистотой и порядком в зале, кухне и других помещениях ресторана.

Проверка отчетов предыдущей смены

Контроль за отчетностью и анализ данных предыдущих смен для обеспечения оперативного управления текущими задачами. Администратор анализирует результаты работы, выявляет проблемы и принимает меры для их устранения.

Планерка с руководителями отделов и персоналом

Обсуждение текущих задач и планирование действий с руководителями отделов и персоналом для эффективного выполнения рабочих процессов. Администратор проводит регулярные совещания и планерки для координации работы всех отделов ресторана.

Согласование закупок и контроль запасов

Планирование и согласование необходимых закупок продуктов и инвентаря, а также контроль за текущими запасами. Администратор следит за своевременным пополнением запасов и контролирует качество поставляемых товаров.

Разработка мероприятий и обучение персонала

Планирование и организация мероприятий, а также обучение персонала новым процедурам и стандартам обслуживания. Администратор разрабатывает и проводит тренинги для сотрудников, организует командообразующие мероприятия и другие активности для повышения мотивации и улучшения работы команды.

Решение конфликтных ситуаций и обслуживание ВИП-гостей

Эффективное разрешение возникающих конфликтов и обслуживание особых гостей для поддержания положительного имиджа заведения. Администратор должен уметь быстро и профессионально решать любые конфликтные ситуации, обеспечивая высокое качество обслуживания для всех гостей.

Ведение отчетности и взаимодействие с проверяющими инстанциями

Точное ведение отчетности и сотрудничество с проверяющими органами для соблюдения всех необходимых стандартов и нормативов. Администратор следит за выполнением всех требований законодательства, проводит внутренние аудиты и готовится к проверкам со стороны контролирующих органов.

Общение с представителями поставщиков и контроль выполнения стандартов

Взаимодействие с поставщиками продуктов и контроль за качеством поставляемых товаров для обеспечения высокого уровня продуктового сервиса. Администратор проводит переговоры с поставщиками, заключает договоры и контролирует выполнение всех условий поставок.

Поддержание внешнего вида и первого впечатления от ресторана

Контроль за чистотой и порядком в ресторане, а также обеспечение создания приятной атмосферы для гостей. Администратор следит за состоянием интерьера, организует уборку и поддержание порядка в зале и других помещениях ресторана.

Оценка эффективности работы и принятие управленческих решений

Анализ результатов работы и принятие решений по улучшению оперативных и стратегических процессов в ресторане. Администратор проводит регулярные оценки эффективности работы персонала, анализирует финансовые показатели и разрабатывает меры для повышения производительности и улучшения качества обслуживания.

Карьерный рост администратора

Администратор ресторана может развиваться и расти в своей карьере, переходя на более высокие должности. Вот несколько шагов, которые помогут в карьерном росте:

Менеджер ресторана

Администратор, продемонстрировавший высокие результаты в управлении и организации работы заведения, может быть повышен до менеджера ресторана. Менеджер отвечает за более широкие аспекты работы заведения, включая стратегическое планирование и управление финансами.

Управляющий сетью ресторанов

С опытом и успешной работой на позиции менеджера ресторана, администратор может быть назначен управляющим сетью ресторанов. Это включает управление несколькими заведениями, координацию работы всех подразделений и разработку стратегии развития сети.

Собственный бизнес

Некоторые администраторы решают открыть собственный ресторанный бизнес. Опыт, приобретенный в управлении рестораном, помогает им успешно организовать и развивать свое заведение.

Методы повышения квалификации

Для профессионального роста и повышения квалификации администраторам рекомендуется участие в следующих мероприятиях:

Профессиональные курсы и тренинги

Существуют специализированные курсы для администраторов ресторанов, которые помогают улучшить навыки управления, финансового планирования и обслуживания клиентов. Примеры курсов:

  • «Управление рестораном»
  • «Финансовое планирование в ресторанном бизнесе»
  • «Лидерство и мотивация персонала»

Конференции и выставки

Участие в отраслевых конференциях и выставках помогает администраторам быть в курсе последних тенденций и инноваций в ресторанном бизнесе. Примеры мероприятий:

  • «Выставка HoReCa»
  • «Конференция рестораторов»

Вебинары и онлайн-курсы

Современные технологии позволяют обучаться дистанционно. Вебинары и онлайн-курсы предоставляют возможность получать знания и обмениваться опытом с профессионалами из разных уголков мира.

Технические аспекты работы администратора

Современные технологии играют важную роль в управлении рестораном. Администратору важно владеть навыками работы с различным программным обеспечением и инструментами автоматизации:

Системы управления рестораном (POS-системы)

POS-системы помогают автоматизировать процессы заказа, учета и оплаты. Они облегчают работу с клиентами и улучшают контроль за финансовыми операциями.

Примеры:

  • Айко (iiko): популярная в России система автоматизации ресторанов, включающая POS-систему, CRM, систему учета запасов и аналитику.
  • R-Keeper: система управления рестораном, включающая POS-терминалы, мобильные приложения для заказов, аналитику и отчеты.
  • Poster POS: облачная POS-система для ресторанов, баров и кафе, обеспечивающая учет продаж, управление запасами и аналитику.
  • Absolut ERP & POS: современная система управления бизнесом, включающая POS-систему, CRM, модуль маркетинга, систему учета запасов и аналитику.

CRM-системы

CRM-системы помогают вести учет клиентов, анализировать их предпочтения и разрабатывать маркетинговые стратегии для повышения лояльности клиентов.

Пример:

  • Mango Office: российская CRM-система, адаптированная для ресторанного бизнеса, позволяет вести учет клиентов и анализировать их поведение.
  • Absolut ERP & POS: мобильная CRM, интегрированная с POS-системой, помогает ресторанам вести учет клиентов и анализировать их поведение, предлагая гибкую систему работы с акциями и программу лояльности. 

Системы учета запасов

Программное обеспечение для учета запасов помогает эффективно управлять запасами продуктов и материалов, предотвращать их нехватку и снижать издержки.

Пример:

  • Склад24: система учета запасов, которая помогает ресторанам контролировать запасы продуктов, планировать закупки и минимизировать потери.
  • Absolut ERP & POS: система учета запасов, интегрированная с POS-системой, позволяет ресторанам контролировать запасы продуктов, планировать закупки и минимизировать потери.

Онлайн-резервации

Системы онлайн-резервации облегчают процесс бронирования столиков для клиентов и помогают администратору лучше планировать работу заведения.

Пример:

  • Radario: платформа для онлайн-резервации столиков, интегрируемая с POS-системами и CRM, обеспечивающая удобное управление бронированиями.
  • Absolut ERP & POS: платформа для онлайн-резервации столиков внутри POS-системы с CRM, обеспечивает удобное управление бронированиями и улучшает планирование работы заведения.

Рынок предлагает множество систем для автоматизации различных аспектов работы ресторана. Однако, большинство из них требует использования нескольких различных программ для управления заказами, учета запасов, работы с клиентами и бронирования. Это создает дополнительные сложности и может привести к несогласованности данных, а главное – к дополнительным затратам.

Absolut ERP & POS предлагает комплексное решение, объединяющее все необходимые инструменты в одном месте. Вы получаете:

  • POS-систему для автоматизации заказов и учета
  • CRM-систему для управления клиентскими данными и маркетинговыми стратегиями
  • Систему учета запасов для эффективного управления продуктами и материалами
  • Платформу для онлайн-резерваций для удобного бронирования столиков

Это позволяет избежать проблем, связанных с использованием нескольких различных систем, и обеспечивает полный контроль над всеми аспектами управления рестораном. А также экономит ваше время и деньги, улучшая качество обслуживания клиентов и повышая эффективность работы вашего бизнеса.

Финансовое планирование

Финансовое планирование играет ключевую роль в успешной работе ресторана. Администратор должен владеть следующими аспектами финансового планирования:

Составление бюджета

Разработка и контроль бюджета ресторана позволяет эффективно распределять ресурсы, планировать расходы и доходы, а также предотвращать финансовые проблемы.

Анализ финансовых показателей

Регулярный анализ финансовых показателей, таких как прибыль, расходы, рентабельность, помогает администратору принимать обоснованные решения для улучшения работы ресторана.

Оптимизация затрат

Поиск способов сокращения затрат без ущерба для качества обслуживания и продуктов позволяет улучшить финансовые результаты ресторана.

Управление денежными потоками

Контроль за денежными потоками помогает обеспечить стабильное функционирование ресторана и избежать кассовых разрывов.

Как вырастить администратора в своем коллективе

Система обучения и развития персонала

Развитие программ обучения и тренингов для развития лидерских и профессиональных навыков у перспективных сотрудников. Администратор разрабатывает программы обучения для персонала, организует тренинги и семинары, направленные на повышение квалификации и развитие профессиональных навыков сотрудников.

Регулярные курсы повышения квалификации для сотрудников, желающих стать администраторами, способствуют развитию их профессиональных навыков.

Роли наставника и ментора

Выделение опытных сотрудников в роли наставников для новых администраторов, что способствует быстрой адаптации и повышению профессионального уровня. Администратор выбирает опытных и успешных сотрудников, которые могут стать наставниками для новых работников, помогая им быстрее освоиться на новом месте и развить необходимые навыки.

Пример: назначение наставника из числа опытных сотрудников помогает новому администратору быстрее адаптироваться и учиться на практике.

Практические советы по развитию лидерских качеств

Обучение решению задач и принятию решений, умение управлять временем и эффективно коммуницировать — основные аспекты развития лидерства. Администратор проводит тренинги по развитию лидерских качеств, обучает сотрудников основам тайм-менеджмента и эффективной коммуникации, помогая им стать более уверенными и компетентными руководителями.

Пример: проведение тренингов по тайм-менеджменту помогает будущим администраторам лучше организовывать свое время и справляться с нагрузкой.

Примеры успешных кейсов и методов внутреннего продвижения

Изучение успешных случаев карьерного роста сотрудников и внедрение этих методов в практику для стимулирования личного и профессионального развития. Администратор анализирует успешные примеры карьерного роста в своем заведении и других ресторанах, разрабатывает программы внутреннего продвижения и мотивации для сотрудников.

Истории успешных карьерных продвижений сотрудников могут служить мотивацией для остальных и способствовать их стремлению к развитию.

Заключение

Дополненная статья «Роль администратора в ресторанном бизнесе» представляет собой исчерпывающий гид по роли и функциям администратора в ресторанном бизнесе. Она охватывает все аспекты работы этой ключевой должности, начиная от личных качеств и навыков до стратегического управления, технических аспектов, карьерного роста и финансового планирования. Для различных категорий читателей — от администраторов и владельцев ресторанов до работников отрасли общественного питания — статья предлагает полезные советы и рекомендации, которые можно непосредственно применять для улучшения работы и повышения эффективности в ресторанном бизнесе.

Список источников

  1. Smith, J. Walker. Restaurant Management: A Best Practices Approach. New York: Wiley, 2019.
  2. «The Elements of Good Restaurant Management.» Harvard Business Review, 25 March 2020.
  3. National Restaurant Association. «The Role of Restaurant Managers and Administrators.» Restaurant.org, 15 April 2021.
  4. Cornell University School of Hotel Administration. Restaurant Operations Management. Ithaca: Cornell University Press, 2021.
  5. Smith, R. Leadership in the Hospitality Industry: Skills and Strategies. Boston: Cengage Learning, 2018.
  6. Payne-Palacio, J. and Theis, M. Food Service Management: Principles and Practices. 12th ed., Boston: Pearson, 2015.
  7. Kimes, S. «Predictive Modeling for Restaurant Managers.» Journal of Hospitality and Tourism Research, vol. 42, no. 3, 2018, pp. 377-392.
  8. «Innovations in Restaurant Management.» Restaurant Business Magazine, 1 May 2021.
  9. Institute of Culinary Education. «Best Practices for Hiring Restaurant Managers.» ICE.edu, 10 June 2020.
  10. Wilson, K. «How Great Restaurant Managers Lead Their Teams.» Food & Wine, 15 February 2020.